Etkili Online Toplantılar İçin 9 İpucu

Geçtiğimiz günlerde etkin toplantıların nasıl yapılacağı üzerine popüler bir makale yazdık. Bazı insanlar, çevrimiçi toplantıların özel bir beceri seti gerektirdiğine dikkat çekti ve bizzat toplantılarda verdiğimiz tavsiyeleri yerine getirmek zor olabilir. Pek çok insan evden çalışırken, bu tür toplantılara hitap etmek iyi bir fikir gibi görünüyordu. Öncelikle evden çalışmamdan dolayı, toplantılarımda iyi bir yüzdesi video konferans ve ekran paylaşımı kullanılarak yapılır. Bunu birkaç yıldan sonra yaptıktan sonra, çevrimiçi toplantılar yapmaya başlayan insanlar için önereceğim en iyi ipuçlarından bazıları.

1. Odaklanmaya odaklanın

Çevrimiçi bir toplantıdayken dikkati dağıtmak veya çoklu görev yapmayı denemek kolaydır. Bunu yapma! Özellikle video izliyorsanız, toplantıya odaklanın ve köpeklerin veya çocuklarınızın ofise gelmesine veya kamera karşısına çıkmasına izin vermeyin. Fiziksel olarak bir toplantısanız, karanlık bir ortamda veya pencereden dışarı baksanız bile varlığınız size dikkat çekici bir "puan" verir. Çevrimiçi bir toplantıda dikkat dağıtımı çok az olsa bile, sizi hiç ilgilendirmiyor gibi görünmenizi sağlayabilir.

Bir kişi sürekli olarak diğer telefon görüşmeleri vb. Ile kesintiye uğramış veya dağılmaya devam eden video konferansları gerçekleştirmiştim. Bir video konferansında, kişi önünde olduğundan 10 kat daha profesyonelce karşılaştı.

2. Teknolojiyi doğru al

Teknolojinin bir problem olacağını ve kendinize çok seçenek ve her şeyi doğru bulmanız için yeterli zaman tanıdığını varsayalım. Aşağıda, yapmayı düşünmeniz gereken bazı şeyler var:

Bilgisayarınızı vaktinden önce yeniden başlatın. Bazen bilgisayarınızın tıkanmasını önlemek için bilgisayarınızı yeniden başlatmanız gerekiyorsa, bunu toplantı öncesinde yapın. Makinenizi yeniden başlattığınızda herkesi beklemeye zorlamak istemezsiniz.

10 ila 15 dakika önce bağlanın. Herhangi bir sorun varsa, vaktinden önce onları bildiğinizden emin olmak istersiniz. Aşina olduğunuz bir web konferans sistemini kullanıyorsanız, bu özellikle doğrudur. Küçük bir öğrenme eğrisi olabilir ve indirilmesi ve kurulması gereken bazı araçlar olabilir.

Alternatif bağlantı bilgileri var. Birçok web konferans çözümü, bilgisayarın üzerinden veya telefon üzerinden ses kullanmanızı sağlar. Her iki yoldan da bağlanmak için gereken bilgilere sahip olduğunuzdan emin olun. Bağlantı sorunları video görüntüsünüzü biraz sarsıntılı hale getirirse, bu önemli değil, fakat insanlar sizin söyleyeceğiniz şeyi anlayamazlarsa, katkıda bulunamayacaksınız demektir.

İnternet bağlantınızın doymuş olmayacağından emin olun. Bir başkası bütün bir DVD veri yüklemeye çalışırken bir video konferans yapmaya kalkışmayın. Çoğu yerde, yükleme hızı darboğazınızdır, ancak her iki yönde de çalışmaktadır. Ses özellikle bağlantı hızınıza duyarlıdır, bu nedenle sorunlarınız varsa, ses bağlantısı için bir telefon kullanmayı deneyin; böylece en azından duyabilirsiniz ve net bir şekilde duyulur.

Kolayca değiştirebileceğiniz bir yedekleme bağlantınız olsun. Evden bir sürü video konferans yaparsanız, yedek İnternet bağlantınız olması muhtemel. Birçok yerde aylık 15 ila 30 dolarlık bir DSL hattı alabilirsiniz. Ancak, sadece bir şeyin düşmesi durumunda hemen nasıl geçileceğini biliyorsanız kullanışlıdır.

Diğer programları kapatın. Video düzenleme uygulaması veya bir sürü büyük Photoshop dosyası açıkken bir video konferans yapmaya kalkışmayın. İhtiyacınız olmayan programları kapatın. Bu bilgisayar çökme olasılığını azaltacak ve video konferans yapmak için mevcut kaynakları artıracaktır.

Bir UPS kullanın. Güç kapanırsa ve tekrar açılırsa çevrimdışı çalınmasını istemezsiniz. Tüm iletişim zincirinizin pil yedeklemesine bağlandığından emin olun. Bilgisayarınız pil yedeklemesindeyse, ancak kablo modeminiz yoksa, güç kesilirse hala zayıf bir bağlantınız olacaktır.

3. E-posta özetiyle takip edin

Gerçek bir toplantıda, değerli kısımlardan bazıları toplantı bittikten sonra gerçekleşir. İnsanlar yapacakları şey hakkında konuşurlar, taahhütleri açıklığa kavuşturur vb. Yapabiliyorsanız bunu yeniden yaratmaya çalışın. Hangi kararların alındığına ve kimlerin yanlış anlama yapmadığından emin olmanıza ve nelerin kullanabileceği bir rekorun yaratılmasına yardımcı olacağına kimin emanet ettiğine ilişkin bir e-posta özeti göndermek.

4. Kibarca tartışmak

Brian'ın belirttiği gibi, tartışmalar toplantılar için iyi olabilir, ancak bir poz kadar kendiniz yapabildiğiniz kadarıyla bir video konferansında aynı şekilde tartışamazsınız. Hala tartışmanız gerekir. Dediğim gibi, bir toplantının en önemli kısmı anlaşmazlıklar ve mesleki fikirlerle işliyor. Yine de sözsüz iletişim söz konusu olduğunda dezavantajlı olduğunuz için nazik olmak için çok dikkatli olmalısınız. Vücut diliniz ve duruşunuz bizzat yaptıkları gibi video kamerayla da aktarılmayacaktır, bu nedenle işlerinizi anlatma şekli çok daha önemli hale gelir.

Kibarca tartışmak için bazı yollar şunlardır:

Karşı tarafın empatisi ile konumunu belirtin. Bu, söylediklerini anladığınızı göstermeye yardımcı olur. "Bunun neden bu kadar önemli olduğunu düşündüğünüzü anlıyorum" ve "XYZ perspektifinden de bu değeri görebiliyorum" gibi cümleler ekleme. Birinin konumunu anladığınız ve bulundukları konumun önemini anlamanız, onları anlamanız için çok değerli bir yoldur. Çünkü onları savunmaya karşı koruyor.

Meseleye odaklanın; insanlara değil. Kişisel bir saldırıya benzeyecek herhangi bir şey yapmamaya çok dikkat edin.

Durumunuzu açıklamak için bekleyin. Yarı formüle edilmiş bir fikirle konuşmaya başlama. Konuşmaya başlamadan önce argümanınızı özetleyen birkaç sözcük yazmak mantıksız değildir. Unutmayın, sözsüz bir iletişim dezavantajı yaşıyorsunuz, bu yüzden sözlü iletişiminiz kristal netliğinde ve fazla inandırıcı olmalıdır.

Azınlık olsa bile, herhangi bir düşmanlığı konuşun. "Bu konuda güçlü hissettiğinizi biliyorum ve tutkunuzu takdir ediyorum" gibi şeyler söylemek, şeylerin fikirlere odaklanmasına yardımcı olabilir ve bireyler arasındaki düşmanlığın dağılmasına yardımcı olabilir.

Önceden planlamak. Bazı tartışmaların tartışmalı olması muhtemel olduğunu düşünüyorsanız, ileride planlayın. Joe'nun fikriniz hakkında öfkelendiğini biliyorsanız, ancak Susan bunu destekliyorsa, vaktinden önce Susan'la konuşun. Belki de pozisyonunuzun bir bölümünü sunabilirsiniz, böylece Joe bir kişiye odaklanmaz. Belki de Susan, Joe ile daha iyi bir çalışma ilişkisine sahip olduğu ve onunla aynı odada bulunacağı için bu fikri sunabileceği için sözsüz iletişimde dezavantaja sahip değildir.

Telefondaki insanlarla takibi yapın. Toplantıdan sonra birkaç kişiye hızlı bir telefon görüşmesi, zor bir his olmadığından emin olmanıza yardımcı olmak için değerli olabilir. Bu, kişiler arası bir toplantı sonrasında ortaya çıkan etkileşimlerin bazılarının insanların masalarına geri dönmesiyle çoğaltılmasına yardımcı olabilir.

5. Hazırlanın gelin

Toplantıdan önce hazırlanmış her şeye sahip olduğunuzdan emin olun. Video konferans, hazırlık aşamasında herhangi bir eksikliği büyütme eğiliminde olacaktır; bu nedenle, etrafa bakmadan bunları kolayca alabileceğiniz herhangi bir belge veya dosyaya sahip olduğunuzdan emin olun. Gerçek hayatta, çantanıza bakmak için eğilmek büyük bir ihtimal olmayabilir, ancak bir şey almak için ekrandan kaybolursanız, hazırlık çalışmalarınızı yapmadığınız gibi görünmenizi sağlayabilir. Çoğu zaman, yardım edebilmeniz durumunda ekrandan kaybolmak istemezsiniz.

6. Kameraya bakın

En iyi video konferans sistemleri, doğrudan kameraya bakarken insanlara bakmanıza izin verir. Video kameranızı bu konuyu göz önünde bulundurarak konumlandırmak için elinizden geleni yapın. Diğer insanların görüntüsünde sola bakıyorsanız ve video kamera sağda ise, sadece yan tarafa bakıyor gibi görünüyorsunuz. Her ikisini de göremiyorsanız, diğer uçtaki göz temasıyla ilgili herkese bilgi vermek için kameranıza bakmanız iyi bir fikirdir. Ekranınızda resminizin bir önizlemesini gösteriyorsanız, fotoğraf makinesini ve pencereyi gözünüze bakıyormuş gibi görünecek şekilde konumlandırmayı deneyin.

7. Temiz, dağılmayan arka plan

Arka planınızda olanın veya önünüzdeki masanızın üzerinde çok şey farkında olun. Ofisinizi mümkün olduğunca temiz ve dağınık olmamaya özen gösterin. Arkanızda insanların yürümesine çok dikkat edin. Dikkat dağıtabilir, profesyonelce görünmez ve utanç verici bir şey yapmaya son verebilirler. Haber programları, analistlerinin hepsini arkadaki bilgisayarlarında izlemeyi sever. Yakın tarihli bir finansal haberlerde, arka planda monitöründe mayo fotoğraflarına bakan bir çalışan gösterildi. İdeal olarak, insanların arkasında yürüyemeyecekleri şekilde masanızın konumlandırılmasını istiyorsunuz. Evde çalışıyorsanız, çocuklarınızdan birinin arka planda dolaşmasını istemezsiniz.

8. İyi bir kamera kullanın

Dizüstü bilgisayarınızdaki dahili kamera çalışabilir, ancak muhtemelen harici bir kamera ile daha iyi kaliteye sahip olacaksınız. Bilgisayarıma FireWire ile bağlanmış bir DV video kamera kullanıyorum ve çok güzel sonuçlar verdi. Beyaz dengenin fotoğraf makinenizde nasıl işlediğini anlamanız biraz zaman ister. Kameraları cilt tonlarını parlak kırmızı görünmesini sağladığı için bronzlaştırıcı bir yatağa sadece 10 saat geçirdiklerini görünen insanlarla bazı çevrimiçi toplantılar yaptık. Büyük bir anlaşma olmamasına rağmen, ne kadar profesyonel olursanız o kadar iyi olur. Kameramdaki gibi bir diğer özellik de uzaktan kumanda yakınlaştırmadır. Bu, kameraya erişmek zorunda kalmadan veya resmi terketmeden resmi çerçevelememi kolaylaştırıyor.

Yeterli ışığa sahip olduğunuzdan emin olun. Fotoğraf makinenizde yerleşik bir ışık varsa açmayı deneyin. Gölgeyi açma veya başka bir lambayı açma görüntüsünün diğer katılımcılara ne kadar iyi göründüğünden büyük fark yaratabilir.

9. Zamanında bitir

İnsanların önemli toplantınız için zamanında gelmesini istiyorsunuz. Onlara aynı derecede saygı ve mutluluk vermelisiniz, sonunda sona ereceğinizi söylüyorsunuz. Gündeminizin zaman çizelgesinin üstünde durursanız, zamanında bitmek çok zor olmamalı ve erken bitmek her zaman iyi bir şeydir.