Uzak mesafeli toplantılar için TPS
Apr 23, 2019
İyi mesafeli toplantılar için ipuçları
Uzaktan toplantılar zaman kazandırır ve daha hızlı sonuçlar verir
Uzaktan toplantıların avantajlarından bazıları şunlardır:
• Seyahat masraflarını azaltın veya ortadan kaldırın
• Şirket verimliliğini artırın - seyahat süresi çalışma süresi olur
• Çalışanlar arasında stres düzeyini azaltın - iş-yaşam dengesi
• Basit ve spontan
• Çevre dostu
İyi telekonferanslar için ipuçları
Hazırlık (Bir toplantıya başkanlık yapacaksa)
Amaç. Toplantı ve katılımcılardan ne beklediğiniz konusunda net bir amaç edin. Bilgilendirme, tartışma veya karar toplantısı mı?
• Doğru insan. Doğru insanları, hem toplantıya bir şeyler ekleyen hem de ondan bir şey çıkaran kişileri davet edin.
• Gerekli okumalar. Katılımcılara gerekli okumaları ve katılımcılardan her birine beklenenden kişisel bir yorum göndermelerini isteyin. Toplantıya belirli bilgileri getirmeleri veya belirli bir şeyi açıklamaları mı gerekiyor?
• Gündemi temizleyin. Toplantıdan hemen önce bir gündem ve katılımcı listesi gönderin.
• Bilgi vermek. Toplantıya nasıl katılacağınızı (telefon numarası ve herhangi bir PIN kodu) veya katılımcıya bir çağrı yapılıp yapılmayacağını açıklayın.
• Ölçek. İlk toplantınızı yapmadan önce birkaç test görüşmesi yapın ve çeşitli işlevleri deneyin. Santralinizin birden fazla partiyi çalması için özel komutlar gerektirmesi söz konusu olabilir - telefon yöneticinize danışın.
• Belgeler. Toplantı nasıl belgelenecek? Kayıt özelliğini kullanmak iyi bir fikirdir.
• Basit tutun. Toplantı tekrarlayansa, katılımcıları konferans rehberine grup olarak ekleyin veya telefon rehberine ayrı kişiler ekleyin.
• Zamanında başlama ve bitirme. Kayıp katılımcılar olsa bile toplantıya daima belirlenen saatte başlayınız.
(Toplantının uzatılması gerekiyorsa kısa bir mola verin).
• Takip et ve takip et. Toplantıdan sonra doğrudan toplantı notlarını özetleyin, izleyin ve gönderin. [Teslim tarihlerini belirleyin ve herkesin neyin kimin sorumlu olduğunu bilmesini sağlayın].
Toplantı sırasında (Bir toplantıya başkanlık yapacaksa)
Tanıtımlar. Hoş geldiniz ve herkesi tanıtın. Bu, toplantıyı iyi bir başlangıç haline getiriyor ve saha dışında kalanlar için bile kapsamlı bir ortam sağlıyor. Toplantı çok büyük değilse (en fazla 10 katılımcı), katılımcılardan seslerine kulak vermek için kısaca kendilerini tanıtmalarını isteyin. Her zaman insanlara hep birlikte oturma hissi veren bir ortam yaratmaya çalışın, başka yerlere katılanlar bile.
• Dakikalar. Not alın veya birkaç dakika sürebilen ve eğer yapıldıysa kayda erişimi olan bir sekreter atayın.
• Gündem. Toplantıya liderlik eden kişi toplantının ne hakkında olduğunu ve ne kadar süreceğini açıklar ve gündemin kısa bir özetini sunar.
• Kesintiler. Toplantının temel kurallarını ve neyin rahatsız edici olabileceğini açıklayarak toplantıya başlayın.
E-posta okumak, Smartphone'unuzda gezinmek, diğer ödevlerle çalışmak vb.
• Sonları. Toplantı 45 dakikadan daha uzun sürerse, insanların devam etmeden önce bacaklarını 10-15 dakika boyunca germelerine izin vermek için bir mola verin.
• Bir anlaşmaya varmak. Yeni bir öğeye geçmeden önce, herhangi birinin bir şey söylemek isteyip istemediğini görmek için çeşitli katılımcılarla görüşün. Bu, herkesi dahil hissetmesini sağlar.
• Dinamik. Gruptaki dinamiği yönetin ve düşünün. Tartışılan konu hakkında herkesin bir şeyler söylediğinden, çatışmalarla ilgilendiğinden emin olun.
• Açıklamak. Odaya bir şey gelirse (belki de gülebilir), telefona katılan herkese neler olduğunu, herkesin dahil olduğunu hissetmek için neler olduğunu açıklayın.
• Sorular için zaman. Herhangi bir sorunuzla ilgilenmek için zaman ayırın.
• Yeni toplantı. İzlenmesi gereken konular varsa, bir sonraki toplantı için bir zaman kabul edin.
Toplantıdan sonra (Bir toplantıya başkanlık yapacaksa)
Takip et ve takip et. Toplantıdan sonra doğrudan toplantı notlarını özetleyin, izleyin ve gönderin. Son teslim tarihlerini belirleyin ve herkese neyin kimin sorumlu olduğunu bilmesini sağlayın.
Bir toplantıya katılan herkes için (uzak konumda)
• Barış ve sessizlik. Mümkün olduğunca oturacak kadar sessiz bir yer bulmaya çalışın.
• Park edin. Arabanıza katılıyorsanız, toplantıya katılmadan önce güvenli bir şekilde park edin, örneğin otoparkta.
• Mikrofonu kapatın. Çok fazla arka plan gürültüsüne sahip bir yerde oturuyorsanız, örneğin bir havaalanında veya bir arabada veya kafede, konuşmadığınızda mikrofonu (sessiz) kapatın.
• Bolca hazır ol. Toplantı başlamadan önce, kendinize diğer katılımcılarla sohbet etme şansı vermek için toplantıya hazır olduğunuzdan emin olun (aynı konferans salonundaki insanların yaptığı gibi).
• Kendini tanıt. Söyleyecek bir şeyin varsa, insanların önce kendini tanıtarak sesini tanıdıklarından emin ol.
• İnsanları bilgilendirin. Bağlantınız kesilirse (zayıf alım vb.), Hemen tekrar arayın ve uygun bir anda, diğer katılımcılara bir süredir uzakta olduğunuzu bildirin.
• Odaklanma. Toplantıya konsantre ol. Toplantı sırasında e-postaları okumayın veya başka şeyler yapmayın.
