İş Toplantılarınız İçin İpuçları

İş Toplantılarınız İçin İpuçları

1. güzel giriş ile Begin

Tüm katılımcıları ve sunum yapanları tanıtarak her toplantıya başlayın. Çalışanlarınız bir isim ve yüzünü bir araya getirebildiklerinde, yapılan çalışmaya daha fazla dahil olduklarını hissederler ve ekibin bir parçası hissederler. Düzenli bir telefon konferansından farklı olarak, sadece konuşan kişiyi duyabildiğinizde, bir video konferans düzenlediğinizde, diğer katılımcıların yüzlerini görebilirsiniz. Birbirini görmenin ek yararlarından biri, birbiri üzerine yanlışlıkla konuşulan insanların örneklerinin sayısının azaltılmasına ya da belirli bir zamanda kimin konuştuğunu belirleyememesine yardımcı olmasıdır. Sonuç olarak, toplantılar daha rahat ilerleyebilir ve katılımcıları Tenveo video konferansı ile toplantıya aktif olarak katılır ve etkin bir şekilde katkıda bulunabilir.

2. katılımcıları tanıtmak

Katılımcıları ekran paylaşımı yazılımı kullanarak gerçekleştirin. Sanal bir toplantı düzenlerken, katılımcıların toplantıdan çıkması ve çevrelerindeki diğer şeylerin dikkatini dağıtması kolaydır. Bu genellikle, katılımcıların toplantı sırasında katılmaları için görsel eksikliklerden kaynaklanır. Yakınlaştırma toplantıları, herkesin toplantı boyunca odağını kullanması ve sürdürmesi için görsel referanslar sağlamaya yardımcı olması amacıyla görselleri bir toplantı katılımcısından diğerine kolayca paylaşmanıza olanak tanır. Ekran paylaşımı, PowerPoint sunumlarını, videoları, belgeleri ve diğer katılımcılarla ekranınızda açabileceğiniz başka şeyleri paylaşmanıza olanak tanır. Tenveo'nun sunduğu benzersiz bir özellik, katılımcılar arasındaki bilgileri paylaşmak için bir beyaz tahta kullanılmasıdır. Bu özellik ayrıca ekip üyelerinin beyin fırtınası için ideal hale getirme ek açıklamaları yapmalarını sağlar. Toplantınız kaydedilirken, bu ek açıklamalar da kaydedilir ve kolayca erişilebilir hale getirilir;

3. Sunum sürecini gerçekleştirir

Birden çok katılımcının toplantı boyunca bilgileri kolayca sunmasına izin verin. Katılımcılarınız birbirleriyle kolayca etkileşime girip etkileşimde bulunamadığında, cesaret kırılabilir ve toplantıya katılma konusunda ilgilerini kaybedebilirler. Birçok sanal toplantı platformu, bir sunum yapandan diğerine geçişi zorlaştırır. Bu sadece sunum yapanları rahatsız etmiyor, aynı zamanda toplantı boyunca katılımcıların dikkatini sürdürmeyi de zorlaştırıyor. Sunum yapanların kolayca bilgi paylaşmalarına olanak tanıyan birleşik bir iletişim platformu seçerek, hangi konumda bulunduğuna bakılmaksızın, bu sorun ortadan kaldırılır, Tenveo video konferansı bunu gerçekleştirebilir. Yakınlaştırma video konferans yazılımını kullanmanın kolaylığı, bir hoparlörden diğerine neredeyse bir kesintisiz geçişi sağlar.

4. Zaman dilimlerinin ötesine geç

Katılımcıların toplantıya, bulundukları konumdan katılmasını kolaylaştırın. Çalışanların seyahat etmeleri, uzak konumlardan çalışabilmeleri ve birden fazla şehirde ofis bulundukları yerlerde, birden fazla yerden kolayca bir toplantıya katılabilmeleri, katılımcıların sadece toplantıya katılmakla kalmayıp diğer katılımcılarla da etkileşimde bulunabilmeleri açısından önemlidir. Birçok platform sadece belirli cihaz türlerinde kullanılabilir. Tenveo toplantıları platformu, bir pencere veya Mac bilgisayarda, aynı zamanda bir Android veya Apple tabanlı mobil cihazda, aynı zamanda farklı cihazlar arasındaki arayüzleme sorunları hakkında endişelenmenize gerek kalmadan kullanılabilir. Sonuç olarak, katılımcılar, diğer hizmetlerden daha çeşitli cihazlardan, bulundukları yerlerden bir düğmeye basmaya katılabilirler.

5. Katılımcıların tartışmaya katkıda bulunmaları

Katılımcılarınıza geri bildirim sağlama, soru sorma ve tartışmaya katkıda bulunma fırsatı verin. Bir video konferans, katılımcıları görmeyi ve görsel ipuçlarını birbirinden görmeyi kolaylaştırır, böylece konuşma geleneksel bir konferans görüşmesinden daha doğaldır. Bazı görüntülü toplantı araçları, katılımcıların ekran paylaşımını kullanmasına izin verir, ancak sunduğu diğer araçlarla sınırlı olabilir. Ekran paylaşımına ek olarak, Tenveo toplantıları katılımcıların birbirleriyle sohbet etmelerine, bir beyaz tahta özelliği kullanarak dosya açıklaması yapmalarına, dosya paylaşımı yapabilmelerine, sunum yapanlar için sorular sorabilmelerine ve hatta daha sonra başvurmak üzere toplantıyı kaydetmelerine olanak tanır. Sonuç olarak, katılımcılar diğer platformları kullanırken erişemeyecekleri çevrimiçi işbirliği araçlarını kullanarak toplantıya katılabilirler.

Toplantı katılımcılarınızın bir sonraki toplantınıza katılmasını teşvik etmek için bu beş ipucu kullanarak toplantınızın başarılı olmasını sağlayabilirsiniz. Katılımcılar devreye girdiğinde, karar verme sürecinde seslerinin önemli olduğunu hissederler ve yürütülen işte kişisel bir pay alırlar. Değerli olduklarını hissederler ve en iyi ayağını öne çıkarmaları daha olasıdır. Daha fazla insan toplantı sürecine katıldıklarında, yeni fikirlere katkıda bulunabilir ve geçmişte dikkate alınmamış olabilecek farklı bakış açıları sunabilirler. Ekip birlikte çalıştığı zaman, sorunlar daha iyi ele alınabilir ve bazı sorunlar ortaya çıkmadan önce ele alınabilir.