Konferans düzenliyor musun? İşte meydan okumaya başlamak için bazı ipuçları

Bir etkinliği nasıl yönetirim?

Bir araştırma konferansı düzenlemek oldukça zor olabilir. Hatta bazıları bunu yapmamanızı tavsiye edebilir. Ama aynı zamanda inanılmaz bir fırsat ve ödüllendirici bir deneyim.

Başarılı bir etkinliği bir araya getirmek yokuş yukarı bir mücadele olmak zorunda değildir. Sadece üç altın kuralı hatırlamak zorundasınız: ileride plan yapın, kendinizi harika bir ekiple kuşatın ve neden bunu yaptığınızı bilin!

İşte size bu macerada size yardımcı olacak birkaç ipucu.

1. Başarısızlığın planlanması başarısız olmayı planlıyor.

Lojistikte acele etmeyin. Mekanı hazırlamaya başlamadan ve catering şirketlerini aramadan önce konferansa hazırlanmak için biraz zaman ayırmanız gerekir.

Bu size çok fazla stres kazandıracak ve son dakika sürprizlerini önleyecektir.

Konferansınızın nasıl görünmesini istediğinizi resimleyin. Kimler katılır? Ne tür bir olay olacak? Delegeler için ne tür bir deneyim sunmak istersiniz?

Sonra ayrıntılara geçin. Kaç katılımcı olacak? Kaç başvuru alacaksınız? Kaç gün sürecek?

Mümkünse önceki yıllardaki bilgileri toplamak için önceki organizatörler ile görüşün. Gerçekçi bir bütçe belirlemenize yardımcı olacaktır.

Ve unutmayın ki her küçük şeyi tahmin etmek imkansızdır. Beklemediğiniz bazı konular daima olacak ve tamam. Bunun için de plan yap.

2. Rakamlarda kuvvet var

Programdan lojistik, finans ve pazarlamaya kadar, bir konferans organize etmek, herkesin uzmanlık gerektiren çok yönlü konuları içermektedir. İyi bir takımla kendinizi çevrelemek, farklı görevleri ezilmeden daha verimli bir şekilde yürütmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, ana hedeflere odaklanmanıza izin verir: harika içerik, iyi konuşanlar ve katılımcı katılımcılar.

Takımınızı dikkatli seçin. Organizasyon komitesinin çok fazla üyesi olmamalı, karar vermeyi ve koordinasyonun düzgün olmasını sağlamanın hevesli, organize ve tahrik ekibi oyuncularını arayın. Jonathan Khan, üç numara iyi bir numara olduğunu keşfetti. Her şey konferansınızın boyutuna ve ellerinizde ne kadar zaman geçirildiğine bağlı.

Temsil etmeyi öğren. Lojistik (mekan, konaklama, A / V, ikram, ulaşım), teknik program, konuşmacılar, finans ve sponsorlar, kayıt, pazarlama (iletişim, PR, web sitesi, sosyal medya ...) gibi çeşitli sorumluluk alanlarına komiteler atayabilirsiniz. Ana organizatörlerin üstünde, konferans günü veya daha küçük görevlerle size yardımcı olması için gönüllülere kayıt olabilirsiniz. Öğrenciler sık sık onu iyi bir fırsat olarak görürler ve mutlulukla yardım edeceklerdir.

Bütçeniz varsa bir PCO veya konferans bürosu almayı düşünün. Bir akademik olmak, etkinlik yönetimi mutlaka forte değildir. Bu profesyoneller akademik konferanslar düzenlemekte uzman kişilerdir. Özellikle şeylerin lojistik tarafında en değerli yardım sağlayacaklardır.

3. Teknolojiyi kucaklayın

Teknolojinin gücünden yararlanabileceğiniz çok yol vardır.

Her şeyden önce, toplamak, incelemek ve kabul etmek ve programınızı yönetmek için soyut bir yönetim sistemi kullanın. Evet, önyargılıyız, ancak size ne kadar zaman kazandıracağını söyleyemeyiz!

Konferans sırasında, tüm odaların yeterli A / V ekipmanına sahip olduğundan ve çalışmakta olduğundan emin olun! Ve unutmayın, bu 21. yüzyıl! Neredeyse herkes bir dizüstü bilgisayar, bir akıllı telefon veya bir tablet taşır ve internete erişmek isteyecektir. Konferanslarda Wifi, önemli bir konudur. Yeterli bant genişliği ile wifi sağlayacakları mekan önceden kontrol etmeyi unutmayın.

Temsilcilerin deneyimini geliştirmek için mobil uygulamaları da kullanabilirsiniz. Orada, katılımcılar ağına yardımcı olmak, konferansa gitmek, kendi programını oluşturmak vb. Için birçok uygulama var.

4. Hoparlörlerinizi dikkatlice seçin

Doğru konuşmacının bulunması çok önemlidir ancak zor olabilir. İyi bir konuşmacı konuşmacı delege çekecek ve araştırma konferansınızın tonunu belirleyecektir.

İstediğiniz hoparlör ve sunum türlerini düşünün. Çeşitliliği hedefleyin. Hem tanınmış araştırmacıları hem de genç araştırmacıları davet edin ve iyi bir cinsiyet dengesine sahip olmaya çalışın.

Hoparlörlerinizin iptal edilmesi ihtimaline karşı bir B planına sahip olduğunuzdan emin olun!

5. Onları haberdar edin

Etkili bir iletişim planı hazırlamanız gerekir. Hangi içeriği, ne zaman ve kiminle paylaşacağınıza dair bir strateji uygulayın. Web sitenizde, röportajlar, blog yazıları, resimler, programlar, konuşmacı duyuruları yayınlayın ... içeriğinizi düzenli olarak yenileyin ve heyecan ekleyin.

Delegeleriniz ve konuşmacılarınızla temasa geçin. Delegelerinize toplu e-postalar göndermek için Mailchimp gibi araçları kullanabilirsiniz. Konferansınızla ilgili gerekli tüm detayları ve talimatları aldıklarından emin olun: Yer adresi, tarihler, yönergeler, iletişim bilgileri, tavsiyeler ...

İyi bir iletişim de konferansta önemlidir. Katılımcıları sunum odaları, kayıt masası, öğle yemek alanları veya tuvaletlere yöneltmek için işaretler ekleyin. Etkinliğin gelişimi hakkında delegeleri bilgilendirmek ve sorulara cevap vermek ve delege rehberlik etmek için gönüllüler ve elemanlar bulundurmak için gün boyunca bazı duyurular yapın. Ve teşekkür etmeyi unutmayınız! Delegeler için bir e-posta ve konuşmacılara, komitenin üyelerine ve gönüllülere katkıları için onlara teşekkür etmek için yazılı bir not gönderin.

6. Ağ oluşumunu kolaylaştırmak Araştırmacıların konferansınıza katılmalarının ana nedenlerinden birisi ağlardan biridir. İşiniz ilginç insanlarla tanışmanıza yardımcı olmaktır. Nasıl? Her şeyden önce, ağ oluşturma fırsatları ve tartışmalar için yeterli zamana ayırdığınızdan emin olun. Programınızı sunumlarla sıkıştırmayın - delegelerin nefes alıp sohbet etmelerini sağlamak için bol bol koparma ve kahve seansı oluşturun. Ve "sosyal" odalar için uygun bir set seçin: insanların oturup sohbet edebileceği kanepeler ve sandalyeler var. Partiler, kokteyller ve akşam yemekleri gibi sosyal etkinlikler düzenleyin. "Konferansız" organizasyonu gibi katılımı teşvik etmek ve ağ oluşturmayı teşvik etmek için serin mobil uygulamaları kullanan bazı deneyler de yapmayı düşünmelisiniz. Sonuç Bir akademik konferans düzenlemek, çoğu akademi ile ilgisi olmayan çok sayıda görev içerir. Hepsiyle uyum içinde olmak için örgütlenmeniz gerekecek. İlk defa bir konferans organize ediyorsanız, geçmiş organizatörlerden veya profesyonellerden bazı tavsiyeler isteyin Ördeklerinizi sırada tuttuğunuz ve ipuçlarımızı akılda tuttuğunuz sürece, başarılı bir etkinlik için yolda olduğunuzu varsayalım!

Daha fazla bilgi için: http: //www.tenveo-video-conference.com/

Eğer video konferans kamerası ve çok yönlü mikrofon istiyorsanız, Tenveo satış müdürü Rachel ile temasa geçebilirsiniz, size çözümler ve indirimler sunar.

Tel: 8613657740706

Whatsapp: 008613657740706

E-posta: sales01@tenveo.com

SKYPE: Rachel Liang

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706